¿No tienes una visión
estratégica? Estos son los 5 errores de productividad más comunes (y cómo
resolverlos) que cometen los gerentes por no contar con una correcta visión
estratégica.
Una gran parte de las
personas piensan que los gerentes son profesionales muy ocupados, que viven de
reunión en reunión, que tienen grandes cantidades de actividades para hacer,
una larga lista de pendientes y una agenda muy apretada… De alguna forma es
verdad, pero no es lo único que sucede en el día a día de un gerente, y
ciertamente, no es lo más importante que debería suceder. Lamentablemente
muchos olvidan que el gerente, que marca el rumbo de una compañía, de un área o
de un equipo de colaboradores, además de “hacer” tiene que “pensar”. Y pocas
veces eso está en su “lista de tareas pendientes”.
Hubo una fase en mi
carrera como gerente, unos dos o tres meses, donde tener que hacer una reunión
conmigo era sinónimo de sacar número en la puerta de mi oficina. Terminaba una
reunión y alentaba a que viniera el próximo con un pequeño cántico de “next!”.
Era gracioso y parecía un juego. Hasta que dejó de serlo. Los impactos no sólo
eran nocivos para mi salud y mi carrera (¿cuál es el verdadero rendimiento de
una persona que trabaja 12 horas por día, a veces sin siquiera parar para
almorzar?) sino también lo era para mis colaboradores que buscaban respuestas
que no encontraban y veían su día a día también desaparecer entre reuniones y
tareas pendientes. ¿Qué era lo que nos faltaba? ¿Qué era lo que no estaba
funcionando? La clave es dejar de pensar y reaccionar según el hoy, y empezar a
pensar y actuar en función de “mañana”. Tener una visión estratégica significa
que pienses en lo que deseas mañana (mediano y largo plazo, de 2 a 5 años) y
ver qué tienes que movilizar hoy para que ese futuro suceda. Esto se logra
dejando sólo de “hacer” y empezando a “pensar”. Estos son los 5
errores de productividad más importantes que cometen los gerentes (¡y muchos
otros profesionales también!) por olvidarse que además de “hacer”, deben tener
tiempo y espacio para “pensar”:
Error n°1 - No
organizar las tareas ni saber cómo optimizar tu tiempo.
El error más básico es
vivir en medio de reuniones, papeles, llamados telefónicos. No saber
exactamente qué se hace cada día ni para qué. Ser reactivo, ser un arquero que
ataja penales, ser un bombero que apaga incendios. De esas tareas hay muchas.
La clave es qué haces cuando superas el incendio, atajas los penales y termina
el partido. Si vuelves a foja cero y al día siguiente te comportas de la misma
manera, vivirás tu vida con esta realidad. Si en cambio te paras a pensar qué
podrás hacer distinto ahora para que la próxima vez que suceda algo como esto
no te tome desprevenido, o bien te paras a pensar qué ha sucedido en el pasado
para que hoy estés resolviendo de esta forma y cómo lo modificas para la
próxima vez, estarás ejerciendo un pensamiento más estratégico y proactivo.
¿Cómo resolverlo? La clave es “parar” y
“pensar”. Armar una planificación estratégica no lleva 2 horas. Pero tampoco la
harás nunca si no empiezas por dedicarle esas 2 horas. Comienza organizando tus
tareas de modo que puedas mejorar en el día a día, pero aún si hoy no tienes
grandes resultados, de todas formas hazte un tiempo para parar y pensar. Puede
ser un almuerzo extendido, puedes encerrarte en tu oficina y pedir que no te
interrumpan o si puedes aléjate de la oficina. Al menos tómate 2 horas a la
semana para parar y pensar. Haz una lista de las cosas que están sucediendo y
que podrían haberse prevenido. Haz una lista de qué personas podrían ayudarte
con una u otra situación. Empieza haciendo listas. A la semana siguiente trata
de formar conclusiones, hacer algún breve análisis de causa raíz. Luego, podrás
avanzar en tomar más acciones en cada situación. Pero por nada del mundo
relegues este tiempo para pensar. Puedes hacer una excepción y pasar este
“momento de reflexión” para la jornada siguiente porque algo terrible surgió.
Pero si lo haces sistemáticamente, volverás al punto inicial y nunca
encontrarás el tiempo para hacer una planificación estratégica y cambiar la
situación actual.
Error n° 2 –
Centralizar todas las decisiones, hasta las más simples y operativas
Para algunos gerentes
o líderes es algo muy habitual al comienzo de su gestión, o en determinadas
circunstancias críticas donde sienten que, si no lo hacen de esta manera, malos
resultados o situaciones conflictivas van a suceder. No puedes asegurar que con
tus decisiones tengas mejores resultados, ¿o sí? Pero si algo puedes asegurar,
es que estás logrando que tus colaboradores sean altamente dependientes y no
estás fomentando en ellos la autonomía. Tal vez crees que con esto le evitas la
caída. Tal vez sientes que con esto los ayudas a no cometer errores. Lo que
debes hacer es enseñarles a aprender de sus errores, a medir el impacto de sus
decisiones. Puedes compartir tus técnicas o tu proceso de análisis para luego
tomar la decisión. Pero no es sano para ninguna organización que la toma de
decisiones esté muy centralizada.
¿Cómo resolverlo? Empieza de a poco. Haz
una lista de las decisiones que tienes que tomar. Priorízalas. Toma el 10% de
las decisiones menos prioritarias y delégalas: descentralízalas. Sin excusas.
Por algo son las menos prioritarias. Empieza confiando y luego ve ajustando lo
que necesites. Entrena y capacita a tus colaboradores. Dales tiempo de tu
semana. ¿Tienes una agenda muy apretada? Uno por vez. Elige en quienes invertir
tu tiempo, pero te aseguro que no es un gasto sino una inversión porque el día
de mañana ellos estarán en mejores condiciones para tomar decisiones y hacer lo
mismo con sus propios equipos y tú tendrás más tiempo para dedicarte a pensar y
menos necesidad de “hacer” y resolver constantemente.
Error n° 3 - Resolver
todos los conflictos y no dar lugar a que otros aprendan de enfrentarse a los
problemas
Al igual que el error
n°2, resolver todo o tomar todas las decisiones no le da espacio a nadie más
para crecer y para aprender. Las personas a veces necesitamos llegar un nivel
de conflicto o de problema para encontrar las soluciones creativas que no
buscaríamos si estuviésemos en situaciones de calma habitual.
¿Cómo resolverlo? Dales espacio.
Comparte tus experiencias, tu forma de resolver los problemas, pero déjales a
tus colaboradores tomar decisiones, enfrentarse a los problemas, lidiar con
ellos, aprender de la cotidianeidad de la presión y aprender de la interacción
con otros actores que pueden estar sintiendo cosas diferentes, y que pueden
perseguir objetivos diferentes. Déjalos que se equivoquen. Los mejores
aprendizajes surgen del darse cuenta que una decisión propia no fue la
correcta.
Error n° 4 - No armar
una estructura de delegamiento acorde a las responsabilidades del puesto
¿Tienes un puesto muy
importante con muchas responsabilidades y no tienes en quien delegar algunas
tareas? Esto es algo que debes resolver cuanto antes, si no quieres que tu
propia posición y tus logros anteriores se desvanezcan por una mala gestión actual.
¿No tienes en quien confiar? No tienes por qué hacer las cosas solo. En la era
de las organizaciones, los equipos de trabajo obtienen mejores resultados que
los individuos excepcionales. Esto se llama sinergia. El resultado de las
partes (lo que aporta cada individuo) se multiplica por la interacción entre
éstos y es capaz de obtener resultados mucho más sorprendentes. Así que la
teoría de que tienes que ser un jefe excepcional, sólo aplica si tienes contigo
a un equipo excepcional.
¿Cómo resolverlo? ¿No tienes un equipo?
Fórmalo. Elige a cada individuo por su aporte individual y por lo que podrá
hacer sumado al equipo. No elijas colaboradores excepcionales que no tienen
buenas características de grupo porque terminarán aislados por ellos mismos o
por los demás. O si crees que son piezas fundamentales, ayúdales a encajar en
el grupo. Necesitas una estructura, un equipo para poder delegar tareas,
iniciativas y hacer que tu área u organización crezca. Practica delegar tanto
en individuos como en equipos. De esta forma también detectarás nuevos y
potenciales futuros líderes.
Error n° 5 - Dejar la
mejora continua para “un mejor escenario” y no implementar de inmediato
Bueno, esto resulta
hasta natural y previsible con los cuatro puntos anteriores taladrándote el
cerebro cada día. Difícilmente puedas ponerte a pensar en el futuro, en cómo
mejorar la calidad del equipo, del área o hasta cómo introducir innovaciones,
si lo más básico no está resuelto. Pero el problema es que en el mundo de hoy,
si no estamos constantemente pensando cómo mejorar, cómo hacer las cosas más
rápido, más eficientemente, con menor costo o con mayor valor, estás lentamente
destrozando tu negocio, tu área o a tu equipo. Las personas vivimos
bombardeadas constantemente de nueva tecnología, nuevas publicidades, nuevas
formas de hacer las cosas. Es nuestro entorno mundial hoy, y eso nos hace
sentir que vivimos en el vertiginoso mundo lleno de innovaciones y en constante
movimiento. Si no sentimos lo mismo como clientes, como colaboradores de un
equipo o como miembros de una organización, ¿cómo nos sentimos? Habitualmente:
estancados. La búsqueda de innovaciones y de mejoras de calidad es uno de los
pilares que mantienen “en movimiento” esa sensación personal de cada uno de
“pertenezco” a un gran equipo que está a la vanguardia todo el tiempo.
¿Cómo resolverlo? La herramienta a
aplicar es la misma “darse tiempo” y “delegar”. Puedes separar las tareas que
tienes que cumplir regularmente entre “operativas” y “estratégicas”. Equilibra
ambos grupos de tareas en tu planificación semanal. Pon un líder a la cabeza de
ciertas iniciativas de calidad y dale autonomía para investigar, innovar y
llevar adelante estas iniciativas. Que sea una persona con capacidad de
liderazgo pero también alguien que se preocupe por la mejora continua de los
procesos. Que dependa de ti sólo para apoyo político y para abrir determinadas
puertas complejas en la organización, pero dale espacio para crear y aplicar.
Implementa rápidamente innovaciones o mejoras y muéstralo al resto del equipo y
de la organización. Que otros vean y se contagien y quieran colaborar también
en estas iniciativas.
¿Cuáles de estos errores
cometes a diario? ¿Con cuales de estas situaciones te sentiste identificado?
Autor: Gabriela Turiano - Colaboración: Prof. Silvia Ferrari